Инструменты управления проектами: ТОП-10 самых используемых программ

В интернете можно найти множество разных инструментов управления проектами. В статье подобрано 10 самых популярных программ, которые подойдут и крупным компаниям, и тем, кто работает на себя.

Содержание

Познакомиться подробнее с планом проектных продаж, который выполняют эксперты Юнит-Консалтинг, можно здесь

Инструменты управления проектами — это программы, которые позволяют автоматизировать популярные методики.

Пользоваться программным обеспечением могут как фрилансеры, которые работают на себя, так и крупные компании. Существуют инструменты для контроля простых задач (чек-лист, автоматические напоминания). Но для курирования масштабных проектов, руководителю пригодится платное программное обеспечение с большим количеством функций.

Не существует какого-либо единственного «идеального» программного обеспечения, которое удовлетворило бы и IT-разработчиков, и производственников. Но большинство сервисов предлагают бесплатную «пробную» версию. Лучше всего протестировать несколько вариантов и понять, что действительно пригодится, а за что не стоит платить.

Microsoft Project: надежный, проверенный, доступный инструмент

Один из самых доступных инструментов, пользоваться которым можно абсолютно бесплатно. Достаточно скачать пакет MS Office. В программе есть все необходимое для управления бизнес-проектами:

диаграммы Ганта;
возможность постановки задач и подзадач;
готовые шаблоны.

С помощью Microsoft Project руководитель может распределять ресурсы, оценивать временные затраты, просчитывать критический путь, отслеживать контрольные точки.

Плюсы: не нужно тратить много времени на освоение системы, интерфейс интуитивно понятен всем, кто пользовался другими программами MS Office. Microsoft Project используют даже крупные корпорации с целью курирования масштабных проектов.

Минусы: интерфейс можно назвать устаревшим. Сервисом неудобно пользоваться с мобильных устройств.

Trello: бесплатная программа для поклонников системы канбан

Программное обеспечение Trello было создано для управления разноплановыми задачами больших проектных команд. Интерфейс интуитивно понятен. Руководитель формирует тематические доски, списки задач, карточки для каждого подчиненного.

Пользователи могут обмениваться файлами, оставлять комментарии.

Плюсы программы:

базовая версия абсолютно бесплатна;
подходит как для маленьких, так и для крупных компаний;
интерфейс подходит для управления сразу несколькими, не связанными между собой, задачами.

К минусам относят отсутствие сводных отчетов, функции учета рабочего времени.

Битрикс24: для тех, кто хочет поддержать российских разработчиков

Интуитивно понятная, бесплатная программа для управления проектами, которая пригодится и для выполнения других бизнес-задач. Битрикс24 целесообразно подключать малому бизнесу, владельцам интернет-магазинов, которые хотят перевести управление на одну платформу. Единственное ограничение: количество пользователей и объем хранилища. За расширение этих параметров придется доплатить.

Плюсы:

формирование диаграмм Ганта;
отслеживание прогресса выполнения заданий в режиме онлайн;
оперативная русскоязычная поддержка.

К минусам можно отнести причудливую графику. Например, разработчики сделали анимированное сглаживание переходов от страницы к странице. Это замедляет работу и отвлекает внимание.

GanttPRO: если важно не только управление, но и планирование, презентация

Программа позволяет строить графики, отслеживать ход выполнения работ, контролировать расходы финансов и времени. С помощью GanttPRO можно общаться со своей командой, получать уведомления в режиме реального времени. Готовые шаблоны помогут быстрее разобраться в интерфейсе.

Плюсы:

множество инструментов управления разными видами ресурсов;
автоматическое построение и обновление графиков проекта;
возможность автоматизировать управленческие процессы.

К недостаткам относят недоработанное приложение для смартфонов. А чтобы увидеть весь график проекта, необходимо делать выгрузку в отдельный файл.

Todoist: веб-платформа для управления простыми проектами

Фрилансерам, которые хотят организовать свой собственный рабочий день и реализовать микропроекты, необязательно тратиться на профессиональный софт. Бесплатная платформа Todoist проста, интуитивно понятна, отлично подходит для организации повседневных бытовых дел.

Пользователь получает возможность указывать диапазон сроков выполнения задач, получать напоминания на смартфон. Нужно учитывать, что Todoist разрабатывался как ресурс для управления личными задачами. Поэтому основным минусом является отсутствие адаптации инструмента под нужды крупного бизнеса, больших команд.

Плюсы:

синхронизация с календарем Google;
работа на всех видах устройств, включая смартфоны, планшеты.

Asana: инструмент для управления крупными проектами

Программа имеет собственное приложение для смартфонов, но можно управлять проектами и через веб-версию. Asana автоматизирует планирование и отслеживание повторяющихся задач, что существенно экономит время руководителя. Интерфейс интуитивно понятен. Практически все панели задач можно настроить по собственному вкусу. В одном проекте может участвовать неограниченное количество работников. Есть возможность автоматизировать процессы согласования документов.

Плюсы: есть бесплатная версия, которая поддерживает доски канбан, одновременную работу 15 участников.

Минусы: слишком много «ненужных» функций для фрилансеров, высокая стоимость (около 25 долларов в месяц) за одного пользователя.

Zoho Projects: облачная система для удаленного управления проектами

Инструмент подходит для компаний с головным офисом и разветвленной сетью филиалов. Zoho Projects позволяет отслеживать прогресс выполнения бизнес-задач, комментировать ошибки, создавать интуитивно понятные инструкции, отчеты. Вся информация хранится в облаке, что позволяет получить доступ к нужной информации в любое время из любого места.

Преимущества Zoho Projects:

лучший набор коммуникационных инструментов, включая чат в реальном времени, закрытые комнаты-форумы;
есть бесплатная версия с базовыми функциями и ограниченным числом пользователей;
стандартный план с поддержкой пользователей стоит всего 3 доллара.

Недостатками инструмента называют ограниченное количество отчетов, отсутствие русскоязычной поддержки.

Redbooth: удобная платформа для оптимизации работы небольшой команды

Тем, кто ищет инструмент для курирования простых, но многочисленных задач, подойдет ресурс Redbooth. Программа имеет простой и удобный интерфейс. Не нужно разбираться в корневых папках, выстраивать сложные взаимосвязи.

Плюсы:

построение диаграмм Ганта;
чаты;
2 ГБ памяти в бесплатном тарифе.

С другой стороны, Redbooth не позволяет подключить к одному проекту большую команду. Невозможно подгрузить крупные файлы к отдельным карточкам. Приходится загружать документацию на внешнее облачное хранилище и прикреплять ссылку в Redbooth.

Paymo: лучший вариант для управления проектными ресурсами

Веб-приложение подходит и менеджерам, которые в одиночку ведут интернет-магазин, и крупным проектным компаниям. Система строится на принципе канбан, позволяет отслеживать время выполнения каждой задачи, прогнозировать дату завершения всего бизнес-проекта.

Преимущества Paymo: практически полный функционал, включая выгрузку отчетов и хранилище на 1 Гб, в бесплатной версии.

К минусам относят стоимость: 10 долларов за пользователя. За эту цену можно получить гораздо больший набор функций у других сервисов.

Podio: программного обеспечение для ведения проектов и клиентских баз

Разработчик ориентировался на менеджеров интернет-магазинов, поскольку большинство инструментов связано именно с продажами. Через Podio можно обмениваться сообщениями, отслеживать статус выполнения каждого заказа.

Преимущества Podio:

интеграция с Evernote, Google Drive;
до 5 участников в бесплатной версии;
онлайн-чат.

Минусом называют низкий уровень автоматизации. Пользователю приходится вручную загружать и выгружать информацию.

Hitask: онлайн-менеджер для небольших команд

Для небольших компаний, состоящих из нескольких человек, будет достаточно менеджера Hitask. Простое программное обеспечение абсолютно бесплатно для первых пяти пользователей, но позволяет ставить неограниченное количество задач и вести одновременно несколько проектов.

Преимущества Hitask:

формирование календарей;
синхронизация списка задач;
полноценный функционал в бесплатной версии.

Критиковать бесплатную версию нецелесообразно, но пользователи жалуются на то, что 500 мегабайт на облаке — слишком маленький объем для полноценной работы.

Общие рекомендации по выбору лучшей программы

Чтобы понять подходит ли выбранное программное обеспечение для работы, рекомендуется поработать в бесплатной версии хотя бы месяц. Чтобы сузить список, можно ориентироваться на собственные приоритеты. Параметры, на которые нужно обратить внимание:

Канбан-доски.

Главная рабочая область программы. Поле должно хорошо «читаться», вмещать не только отдельные задачи, но и отображать полную картину продвижения проекта.

Список задач.

Самая простая, но важная функция любой программы. Каждый сотрудник должен иметь доступ к перечню своих заданий, быстро менять статус выполнения. Хорошая программа позволяет выставить приоритеты, передать сформированный список на мобильные устройства.

Отслеживание прогресса.

Очень важно чтобы проект был реализован в срок, и не вышел за рамки установленного бюджета. Желательно, чтобы выбранная программа автоматически «напоминала» о том, сколько дней остается до завершения, какое количество финансов затрачено.

Формирование отчетов.

Чтобы оценить прогресс работы, необходимо хотя бы раз в неделю смотреть на общую картину. В зависимости от функционала выбранной программы, в один файл можно выгружать, как минимум, информацию о просроченных и выполненных задачах, затраченных ресурсах.

Можно сказать, что разные программы очень похожи друг на друга. Нужно найти именно ту, в которой будет комфортно работать.

Управлять проектами с помощью специально разработанных инструментов очень удобно. Для контроля мелких текущих задач достаточно бесплатного сервиса без большого количества функций. Но руководителям крупных компаний стоит оплатить ресурс с полноценной службой поддержки.