Корпоративный портал: преимущества использования

Еще недавно корпоративный портал был скорее «предметом роскоши» для бизнеса и решал очень ограниченный круг задач. А сегодня он открывает массу возможностей и сотрудники компаний, которые используют их в полную силу, не представляют, как обходились без них раньше. Как развивались корпоративные порталы? Какие преимущества они дают бизнесу сегодня? Какими они станут в ближайшем будущем?

Какими они были?

Чтобы проследить историю развития корпоративных порталов, нужно вернуться во времени на 14 лет назад — в 1998 год. Тогда, развитие информационных систем в бизнесе привело к тому, что на компьютере каждого сотрудника компании стояло множество приложений, необходимых ему для выполнения своих обязанностей. Управлять такой инфраструктурой было непросто, постоянно возникала необходимость использовать информацию из разных источников, то есть – интегрировать различные информационные системы. С развитием Web-технологий, начали появляться приложения, обеспечивающие консолидированный доступ к разрозненным системам через браузер. Руководители и сотрудники компаний оценили эффективность работы с информацией с помощью браузеров и интрасетей.

О назначении первых порталов недвусмысленно говорит первое в истории определение термина: «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal — EIP) — это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений» (Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998).

Впрочем, с развитием информационных технологий в течение последних 14 лет развивались инструменты и возможности создания и использования корпоративных порталов и, как следствие, увеличивался список решаемых ими задач.

Порталы первого периода использовались как инструмент для публикации информации от руководства для сотрудников компании. Они представляли собой сайт с информацией о компании, на одной из страниц которого мог быть организован простой внутренний форум. На портале можно было получить информацию о последних организационных изменениях в компании, ознакомиться с новостями. Кроме того, портал выполнял функции простого файлового хранилища.

Михаил Геннадьевич Коркишко, директор по развитию «Утилекс»: «Есть такое понятие файл-сервер – некое общее место в файловой системе, куда пачками складывают информацию по различным темам. Управлять таким сообществом файлов можно было только с точки зрения разграничения доступа. Организовать удаленный доступ к ним – только с помощью возможностей операционной системы Использование портального решения для общих корпоративных файлов позволило достаточно просто организовать удаленный доступ к ним, распределить ответственность и управление доступом, упростить поиск информации, использовать различную структуризацию файлов для каждой проблемной области... На тот момент это казалось настоящим прорывом, теперь это – лишь одна из возможностей».

С развитием технологий функции порталов ширились. Начиная с 2000 года, сотрудники компаний начали использовать портал для поиска необходимой информации, для получения ответов на свои вопросы. Портальные технологии получили развитие в сторону структурирования и классификации данных, повышения скорости и эффективности поиска необходимой информации, а также обеспечения необходимого формата представления полученных результатов. В этот период корпоративные порталы начали выполнять функции баз знаний в различных предметных областях связанных с деятельностью компании.

Екатерина Камчатова, директор бизнес-направления «Управление контентом», «Утилекс»: «В «Утилексе» корпоративный портал на платформе Microsoft SharePoint существует более 7 лет. И по мере развития компании, у нас родилась потребность агрегировать накопленный опыт. Ощутив на себе скорость развития информационных технологий, вместе с которой стремительно возрастала наша потребность в использовании функционала портала, мы пришли к первой задаче – созданию области знаний по профессиональным областям деятельности. Это позволяло быстро вводить в курс дела новичков, добавилась возможность совершенствовать процесс производства на базе накопленного опыта».

К 2010 году рост количества программных продуктов, используемых организациями, сформировал потребность в предоставлении единой среды для получения информации из разных программных источников. Для решения этой задачи появились инструменты для интеграции программных приложений. Применение этих технологий при создании корпоративных порталов обеспечило единую точку доступа ко всем приложениям и контенту организации.

К тому же развитие новых технологий в течение последнего десятилетия повысило роль бизнес-коммуникаций и совместной работы сотрудников компании с едиными корпоративными информационными ресурсами в достижении целей бизнеса и организации эффективной работы. Поэтому современные портальные решения предоставляют интегрированный набор унифицированных средств для обеспечения эффективного взаимодействия сотрудников, приложений и данных, а также для совместной работы пользователей.

«В своей работе мы опираемся на принципы проектного менеджмента – когда для каждого проекта, будь то автоматизация документооборота или проектирование ЦОДа, формируется команда во главе с руководителем, осуществляющим управление сроками, бюджетом, качеством, рисками, изменениями — рассказывает Екатерина Камчатова, — Такая организация работы потребовала расширения области применения нашего портала. К счастью, это было несложно реализовать на выбранной нами платформе. Первым делом, вместо общего «файлового хранилища» появились структурированные области хранения по каждому проекту. Каждый раз при запуске нового проекта, на портале создается его узел, на котором хранятся проектные артефакты (календарные планы, материалы для пользователей и администраторов решения, отчетность), контакты участников сторон, новости и т. д. Что нам это дает? Во-первых, — эффективную командную работу над проектом – формируются единые версии документов, фиксируется вся история проекта. Во-вторых, доступ к такому узлу всегда предоставляется заказчику. В результате заказчик всегда оперативно получает информацию о том, что происходит в проекте, а также имеет возможность оперативного обмена объемными файлами и командной работы над ними со своей стороны. Скорость согласования документов и получения консолидированного решения при этом возрастает и экономится драгоценное время».

Какими они стали?

Итак, современные корпоративные порталы – это мультифункциональные системы, которые решают множество практических задач — технологических и деловых. Порталы обеспечивают единую точку доступа, возможность оперативного поиска и предоставления информации и дают эффективные инструменты для управления знаниями и взаимодействия сотрудников компании.

Более того, возможности интеграции с другими информационными системами позволяют организовать единое хранилище общедоступной нормативной, оперативной, управленческой информации, отраслевых/функциональных знаний, накопленного опыта, предназначенного для использования всеми сотрудниками компании, организовать их коллективную работу и возможность удаленного доступа к необходимой информации.

Валентин Фосс, начальник отдела маркетинга «Утилекс»: «Для меня главным преимуществом работы с порталом стало существенное ускорение сроков работы, то есть элементарная экономия времени – одного из ценнейших ресурсов маркетинга. Это и получение отчетов о работе коллег в продвижении в режиме реального времени, и возможность коллективной работы с документами. Например, если мне нужно отследить, что происходит с каким-либо файлом, то вместо того, чтобы заглядывать в него каждые пять минут, я просто настраиваю подписку и, в случае изменения документа, мне приходит оповещение. Удобно! Огромную ценность имеет и возможность удаленного доступа. В любой момент времени, где бы я не находился, я могу получить доступ к нужному документу. Неважно в командировке я, или, например, на больничном – если необходимо, работа будет сделана без проблем».

Кроме того, совместное использование средств поиска и настройки отображения информации предоставляет пользователям необходимые инструменты для бизнес-аналитики. Информация из различных источников позволяет увидеть картину в целом и получить необходимый уровень детализации для принятия того или иного решения.

«Очень удобно использовать портал как инструмент управления и контроля, — делится Екатерина Камчатова — поскольку он «дружит» с такими инструментами как Project, CRM, Axapta и т. д., он позволяет получить детальную картину происходящего. Например, в нашей компании это нововведение существенно повысило эффективность коммерческого отдела. Фактически новый сотрудник моментально включается в процесс работы – у него есть доступ к шаблонам коммерческих предложений и всем видам договоров. Благодаря интеграции портала с CRM, руководство получает отчет о прогнозах и выполнении плана продаж. На портале менеджер может легко и быстро сделать калькуляцию сделки, а автоматизированный процесс согласования документов избавит от проволочек и неточностей при их составлении. Деятельность компании стала прозрачной, легко контролируемой и управляемой – как на ладони, руководителю видно все, что происходит как с конкретным документом, так и в подразделении в целом. По сути дела портал – это своеобразная «витрина», на которой отражается сводка всей деятельности компании. У нас он охватывает все сквозные процессы деятельности».

При этом средства обеспечения безопасности современных корпоративных порталов предоставляют необходимые возможности настройки различных уровней доступа, которые исключают несанкционированное использование и изменение информации.

Таким образом, современные корпоративные порталы предоставляют полный набор надежных средств для того чтобы легко получить доступ к нужной информации, проанализировать и передать необходимые данные, что ведет к повышению качества принимаемых решений. Эти системы позволяют собирать в единое целое и объединять на основе ролей и задач все разнотипные источники знаний и информации, доступные как внутри организации, так и за ее пределами так, чтобы необходимые данные легко можно было найти, извлечь и повторно использовать привычным для пользователя образом.

Какими они будут?

При современных темпах развития ИТ-технологий не приходится рассчитывать на долгое сохранение корпоративных порталов в неизменном виде. Очевидно, что они скоро снова изменятся до неузнаваемости. В каком же направлении пойдет дальнейшее развитие? Ответ на этот вопрос нужно искать в плоскости современной организации личных бизнес-процессов (то есть досуга) сотрудников компаний, считает директор по развитию «Утилекс» Михаил Коркишко.

«Уже сегодня, при создании корпоративной информационной системы все больше побеждают принципы сервис ориентированной архитектуры. В ней есть верхний слой — интерфейс и второй слой – так называемые «личные бизнес–процессы». Наиболее эффективно использование портала именно для автоматизации этих двух слоев. Другими словами — для доступа к корпоративной системе и личной организации работы в ней. Почему я считаю последний пункт особенно важным? Каждый сотрудник компании участвует во многих бизнес-процессах. Поэтому он должен структурировать каждый свой рабочий день, неделю, месяц — свою личную неповторимую последовательность участия в корпоративных бизнес-процессах. А, так как на работе личные бизнес-процессы подразумевают участие в бизнес-процессах организации, портал должен предоставлять гладкий бесшовный интерфейс с другими компонентами информационной системы. Такое использование портала кажется мне наиболее рациональным».

При этом, по словам эксперта, нельзя забывать о том, какую роль в организации личных, а зачастую и профессиональных, бизнес-процессов многих людей играют сегодня социальные сети. И действительно – Twitter, Facebook и другие социальные сервисы подчас буквально по дням регламентируют личную жизнь многих. Театры, кино, встречи, поздравления с праздниками, дни рождения друзей, общение… По сути, у большинства из нас, помимо рабочего есть еще одно плотное расписание личных дел, которого мы строго придерживаемся.

«Я полагаю, что на корпоративный портал будущего возлагается идея совместить личные и корпоративные бизнес процессы – ведь жить одновременно в двух «мирах» крайне неудобно. Следовательно, методы работы с ними должны унифицироваться. Вероятнее всего, они перекочуют из социальной сети. И главным методом взаимодействия с коллегами и друзьями станет максимально дружески ориентированное общение».

Корпоративно ориентированная социальная сеть представляется удобным и достаточно очевидным решением для организации совместной работы сотрудников. Объединяя профессиональные и личные круги общения, люди приобретут очень много. Попадая в эту среду, каждый сотрудник будут оказываться в абсолютно комфортной для себя среде, которая будет создавать все необходимые условия для профессионального и личного роста. Коллеги, партнеры, заказчики – круги профессионального общения будут формировать профессиональные сообщества по всему миру, что еще ускорит распространение информации.

«Выходя в такую сеть, человек сможет одновременно находиться на работе, развиваться профессионально, быть в курсе дел коллег и подчиненных и при этом все время организовывать свою личную жизнь, досуг, комфортно и интересно проводить время», — утверждает Михаил.

Итак, основная тенденция в развитии порталов ближайшего будущего – это сближение публичных сервисов и интерфейсного слоя корпоративных информационных систем. По мнению эксперта, оно унифицирует механизмы личного и корпоративного общения и ускорит взаимодействие сотрудников. А заодно и решит главную проблему современных офисных работников, которые тратят рабочее время на социальные сети. Ждем с нетерпением!

Дата публикации: 15.05.2012